Não é porque você tem um consultório pequeno e simples que está liberado de fazer o planejamento de despesas empresariais.
Mas a boa notícia é que não é difícil montar um plano sólido para lidar com as despesas de sua clínica ou consultório. Assim como em todas as empresas, é necessário considerar contas fixas, contas variáveis e compras de suprimentos, sejam eles recorrentes ou eventuais.
Esse conhecimento não está escondido em nenhuma espécie de tesouro secreto. Muito pelo contrário, não faltam métodos e alternativas que você pode testar e ver o que torna sua clínica mais eficiente.
Quer aprender um deles? Então basta ler o passo a passo abaixo para entender o que você precisa saber para fazer um bom planejamento de despesas empresariais. Confira!
1. Anote as despesas fixas
Comece pelo mais fácil. Primeiro, anote todas as despesas fixas de sua clínica. Aluguel da sala comercial; condomínio do prédio; salários e serviços como contador; secretária ou anuidade do seu registro como médico; entre outros.
Por serem fixos, eles são mais fáceis de serem repetidos mês a mês, sem a necessidade de calcular um valor médio, por exemplo. Ao anotar as despesas fixas, já saberá qual o valor mínimo que você deve obter para custear boa parte dos seus custos.
2. Anote as despesas variáveis
Nem todas as despesas permanecem as mesmas. Sua conta de luz pode seguir um padrão, mas chega com um valor diferente todo mês. Esse é o tipo de conta no qual o ideal é pegar uma média dos últimos três meses e usá-lo como parâmetro para seu planejamento futuro.
Nessa categoria também se encaixam impostos por prestação do serviço, por exemplo. É importante calcular uma média destas despesas e deixá-las registradas, de maneira que também possam compor os custos de operação da sua clínica.
3. Faça uma média do valor da compra de suprimentos
Pode ser considerado uma outra espécie de despesa variável, mas tem algumas particularidades.
Diferente das contas fixas mensais citadas, a compra de insumos e materiais é feita para realizar os atendimentos. Compra de produtos de papelaria para a recepção do consultório; materiais médicos específicos; máscaras para evitar contaminação e qualquer outro equipamento entram nessa categoria.
Você pode separar essas suas compras entre compras fixas – que costuma pedir, em média, a mesma quantidade mensalmente – e compras variáveis, que podem ocorrer em determinados períodos específicos ou apenas quando necessário.
Para calcular valores, faça como no item anterior: analise com o que gastou nos últimos meses, separe os produtos em compras fixas e variáveis e calcule sua média, para, assim ter uma noção de seu custo mensal com compra de materiais.
4. Planejamento de despesas empresariais: Faça uma reserva de emergências
O ideal é que você já tenha uma reserva antes mesmo de abrir o consultório. Se esse não foi o caso, sem problemas. Você pode começar hoje mesmo a separar uma parte dos rendimentos em uma reserva para casos de emergência.
Por que é tão importante ter uma reserva de emergência?
Imagine que está trabalhando normalmente em sua clínica. Após fazer um atendimento, começa a notar que um equipamento está apresentando defeito. Você liga para a fabricante e descobre que a garantia do produto não cobre o tipo de reparo que precisa.
Ou seja, a única maneira de voltar a atender com 100% de eficiência é custeando o reparo ou negociando a compra de um novo. Agora, imagine que estamos falando de um equipamento caro, que não pode ser comprado tão fácil assim.
Lembra da reserva de emergência que estaria juntando? Então, chegaria a hora de usá-la para comprar o equipamento à vista (e ainda aproveitar um desconto). Ou seja, a reserva de emergência é um dinheiro guardado para usar apenas quando seu negócio estiver em risco.
Afinal, nada mais desagradável do que ir à um consultório e ver que os equipamentos não funcionam ou estão em más condições.
Portanto, tente reservar ao menos 10% dos seus rendimentos para poder utilizar em possíveis situações fora de controle.
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